En la gestión de proyectos se suele distinguir cuatro fases: la iniciación, la planificación, la ejecución y el cierre. No obstante, dentro de la fase de ejecución es común que se incluya una “subfase” que tiene también entidad propia: seguimiento y control. Esto sucede porque son dos fases que se desarrollan de manera paralela. Sin embargo, una clasificación de cinco fases, incluyendo el seguimiento y control, resulta más precisa. Por ello, en este artículo analizaremos estas cinco fases.
Fase 1: Iniciación o análisis de viabilidad
Esta primera fase tiene como objetivo decidir si es conveniente llevar a cabo el nuevo proyecto; dicho de otra forma: si la nueva propuesta va a aportar más beneficios que esfuerzos y si el resultado final merecerá tomarse en cuenta. En este punto será necesario analizar el alcance del nuevo proyecto presentando elementos e indicadores para entender el comportamiento a nivel macro y micro del sector inmobiliario ya sea en una zona o un segmento en específico; identificando las nuevas tendencias para descubrir el potencial de mercado y los riesgos que lleva aparejado, así como definir su costo económico y los plazos, definiendo el proyecto correcto en cuanto a conceptualización, m2 de construcción, tipologías, amenidades, precios de venta y viabilidad financiera; esto mediante un preanálisis financiero de negocio, para tener un proyecto con deseabilidad y acorde al plan de negocio, una nueva premisa con la que será muy sencillo de absorberse y gozara de resultados comerciales acelerados.
Fase 2: Planificación o programación
Una vez decidido la viabilidad del nuevo proyecto, comienza esta labor que procurará detallar al máximo las tareas y recursos. Se trata de un momento clave, puesto que una planificación errónea puede resultar muy riesgoso. La planificación es vital para la viabilidad y el éxito del proyecto, así que, es mejor invertir tiempo en esta fase.
Para ello se recomienda revisar y actualizar los siguientes puntos:
- Costos: Estimar los costos y crear el presupuesto del proyecto.
- Alcance: Establecer el alcance incluyendo las tareas, costos y resultados.
- Duración: Debe incluir las líneas en el tiempo tanto la ideal como la probable. Puede ser útil comenzar con el objetivo final y trabajar hacia atrás para desarrollar su línea de tiempo.
- Calidad: Decidir cómo los entregables coincidirán con los criterios requeridos. Recuerda que la calidad es parte de las restricciones triple* que impactan en un proyecto.
- Comunicación: Desarrollar un plan de comunicación detallado, describiendo cuándo y cómo se producirán las comunicaciones clave. Esto también debe incluir la participación de las partes interesadas.
- Riesgo: Revisar la evaluación de riesgos original de la Fase 1 y depurarla. Donde sea necesario, si es necesario desarrollaremos las contingencias.
- Recursos: Reunir y asignar los recursos necesarios.
- Métricas: Determinar las medidas y los indicadores clave de cada informe.
Para ayudar a entender los efectos del cambio en el alcance de un proyecto, debemos analizar la restricción triple de gestión de proyectos. Este es un gráfico utilizado generalmente para ilustrar las tres fuerzas: tiempo, costo y alcance; que controlan el rendimiento general de un proyecto y aclaran cómo un cambio en una de estas fuerzas puede afectar a los otros dos. Con ello, puedes Inmediatamente ver si hay un cambio en el alcance de un proyecto y deseas mantener el mismo rendimiento general del proyecto, deberá aumentar el costo (o el presupuesto del proyecto) y / o aumentar el tiempo (o schedule del proyecto). Por lo tanto, es imperativo que las partes interesadas relevantes comprendan completamente las consecuencias del cambio en el Proyecto en general.
Si te interesa leer más acerca de la etapa de planeación de un proyecto y su importancia, puedes aprender más en nuestro blog.
Fase 3. Ejecución
Haber dedicado tiempo y energías para planificar su proyecto, aquí viene la parte importante de: ejecutar el trabajo. Comencemos por asegurarse de que todos tengan claro los objetivos del proyecto, los roles individuales y los hitos o dependencias de las tareas importantes.
La fase de ejecución determina si el proyecto es exitoso o no. Algunos riesgos para poder monitorizar incluyen:
- Asignación de recursos clave.
- Mala gestión del tiempo.
- Formación del equipo inadecuada.
- Pobre compromiso de las partes interesadas.
- Hitos perdidos.
- Cambios constantes a los requisitos, lo que lleva a la fluencia del alcance.
- Error en el liderazgo del proyecto.
Fase 4. Seguimiento y control
Aunque cronológicamente no es posterior a la ejecución, sino que se desarrolla a su vez, esta fase tiene entidad propia y merece la pena asignarle un apartado específico. La fase de seguimiento y control es una de las más importantes, ya que permitirá identificar y corregir acciones innecesarias o de riesgo.
Precisamente, es en esta fase en la que se obtiene la información relativa a cómo está evolucionando el proyecto en función de lo propuesto en la planificación inicial. Contempla tareas como la comprobación del cumplimiento de los hitos marcados o la gestión de incidencias.
De esta forma, permitirá realizar las correcciones oportunas para que, en el caso de que no se cumpla lo calculado en un primer momento, se tomen las medidas necesarias para que el trabajo se ajuste a estas directrices.
Fase 5. Evaluación y cierre del proyecto
La fase final de un proyecto tendrá por objetivo constatar que el trabajo realizado se ha ajustado a lo que se planificó. La reflexión que exige el cierre también servirá para sacar conclusiones aprendidas, de tal forma que permitirá conocer aciertos que te lleven al Éxito y errores que puedan causar el Fracaso. El análisis de los fallos de nuestro proyecto hará que las decisiones futuras sean más realistas y seguras.
Entendamos la administración de proyectos puede quebrar los malos hábitos, y cuando entregas proyectos, es importante no cometer los mismos errores dos veces. Los gerentes de proyectos usan retrospectivas o publican revisiones de proyectos para considerar qué salió bien, qué no salió tan bien y qué se debe hacer de manera diferente para el próximo proyecto.
Esto produce un valioso conjunto de documentación que se convierte en un registro de «qué hacer y qué no hacer» en proyectos futuros, permitiendo a la organización aprender de los fracasos y el éxito. Sin este aprendizaje, los equipos a menudo continuarán cometiendo los mismos errores, una y otra vez. Estas retrospectivas son excelentes documentos para usar en una reunión de inicio de proyecto, para recordarle al equipo acerca de fallas, como subestimar proyectos y éxitos, como los beneficios de un proceso sólido o la importancia de mantener la hoja de asistencia actualizada.
La importancia de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos brinda procesos, pautas y técnicas repetibles para ayudar a administrar las personas y el trabajo involucrado en sus proyectos. Puede aumentar sus posibilidades de éxito y ayudarlo a entregar proyectos de manera consistente, eficiente, a tiempo y presupuesto.
La principal ventaja de la gestión de proyectos es gestionar los proyectos de manera efectiva, lo que le permite resolver los problemas más rápidamente. Se necesita tiempo y dinero para administrar un proyecto, sin embargo, seguir las buenas prácticas pueden ayudar a que su gestión se haga de manera fácil y conseguir beneficios tangibles en varios aspectos:
- Mayor visibilidad sobre el estado del proyecto.
- Mayor implicación de los Grupos de Interés.
- Proyectos alineados con la estrategia de la empresa.
- Equipos del proyecto alineados con los objetivos del proyecto.
- Casi un 30% más de proyectos finalizados en plazo.
- Mas de un 20% de proyectos dentro del presupuesto.
- Mas de un 20% de proyectos que logran los objetivos planteados.
- Mejora las posibilidades de tener un buen resultado
- Se obtienen nuevas perspectivas del proyecto
- Ayuda a priorizar los recursos de la empresa y a garantizar su uso de forma eficiente
- Ayuda a mejorar el presupuesto con precisión desde el principio, así como a cumplir con el
- cronograma y mantener los costos y recursos al presupuesto
- Mejora la productividad y la calidad del trabajo
- Fomenta la comunicación entre el personal, proveedores y clientes.
- Disminuye los riesgos de que un proyecto falle
- Aumenta la satisfacción del cliente
- Ayuda a obtener una ventaja competitiva y a aumentar su rentabilidad
